Politique de confidentialité

 

Immocrédit inc.  s’emploie à préserver la confidentialité de l’information qui lui est confiée et s’engage par le fait même à protéger et à utiliser adéquatement les renseignements personnels qui lui sont transmis.

En général, nous recueillons uniquement les renseignements personnels que nous fournissent de leur plein gré les personnes qui désirent louer un appartement résidentiel ou un espace commercial dans un de nos immeubles.

Voici le détail de nos politiques et procédures en matière de confidentialité pour en savoir plus au sujet de la façon dont nous recueillons, utilisons, partageons et protégeons les renseignements personnels que nous avons obtenus.

 

1. Collecte et utilisation des renseignements personnels

1.1. Les renseignements que nous recueillons

Par « Renseignements personnels », on entend tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Chacune des entités et chacun des départements internes d’Immocrédit inc. recueille uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations qu’elle entretient avec vous. Pour chacune de ces entités et chacun des départements, nous décrivons ci-après les catégories de Renseignements personnels recueillis, les moyens par lesquels nous le faisons ainsi que les fins légitimes que nous poursuivons en ce faisant.

Si nous recueillons d’autres Renseignements personnels de manière ponctuelle selon nos besoins, nous vous demanderons votre consentement.

o    Gestion immobilière (location résidentielle)

Immocrédit inc. pourrait recueillir les Renseignements personnels suivants sur les locataires résidentiels:

  • renseignements d’identification : prénom et nom, date de naissance, sexe et pièces d’identité (par exemple carte d’assurance maladie ou permis de conduire, numéro d’assurance social)
  • renseignements de contact : adresse postale, numéro de téléphone, courriel;
  • renseignements professionnels : employeur, emploi occupé, ancienneté, salaire, preuves de revenus (par exemple : relevé de paie pour connaître le salaire net mensuel);
  • renseignements financiers : spécimen de chèque et pointage de crédit;
  • renseignements sur l’historique de location : informations reliées à l’ancien bail (durée, expiration, montant du loyer actuel, etc.), renseignements de références (nom et numéro de téléphone d’anciens locateurs, d’un représentant de l’employeur actuel, etc.);
  • autres renseignements (selon les immeubles) : plaque d’immatriculation (pour les systèmes d’accès automatisés aux stationnements et les urgences).

Ces Renseignements personnels peuvent être recueillis lors de vos conversations téléphoniques ou échanges de courriels avec nos représentants ou lorsque vous remplissez des formulaires de bail ou d’enquête de crédit. Ils peuvent aussi être recueillis via des plateformes telles que ProprioLocation.

Par ailleurs, certains de ces renseignements peuvent nous être fournis par des tiers tels que des firmes d’enquête de crédit, des agents de collection, des banques ainsi que des firmes externes aidant des résidents étrangers à s’établir au Québec.

Ces Renseignements personnels sont nécessaires à l’accomplissement des finalités suivantes :

  • louer des unités résidentielles;
  • établir et maintenir notre relation avec vous et vous offrir un service continu;
  • obtenir des statistiques sur votre satisfaction;
  • valider votre capacité de payer;
  • vérifier vos antécédents de location;
  • vous transmettre des avis et des informations;
  • vous fournir des services par l’intermédiaire de tiers;
  • gérer notre parc locatif; et
  • répondre aux exigences de la loi.

Dans certains cas, ces Renseignements personnels peuvent servir lors d’actions en justice (notamment devant le Tribunal administratif du logement), incluant des procédures civiles relatives au recouvrement de loyers impayés.

o    Location commerciale

Immocrédit inc. pourrait recueillir les Renseignements personnels suivants sur les locataires commerciaux et/ou leur(s) représentants, lorsque le locataire est une personne morale:

  • renseignements d’identification : prénom et nom, date de naissance, numéro d’assurance social;
  • renseignements de contact : adresse postale, numéro de téléphone, courriel;
  • renseignements professionnels : adresse de l’emploi actuel, nom de l’employeur, fonctions exercées;
  • renseignements financiers : spécimen de chèque, informations de crédit, bilan financier personnel, états financiers.

Ces Renseignements personnels sont recueillis par courriel ou via un formulaire de divulgation et sont nécessaires à l’accomplissement des finalités suivantes :

  • vous louer des locaux commerciaux;
  • valider votre capacité de payer;
  • garantir les paiements par l’intermédiaire d’une caution personnelle.

Dans certains cas, ces Renseignements personnels peuvent servir lors d’actions en justice, incluant des procédures civiles relatives au recouvrement de loyers impayés.

o    Ressources humaines

Le département des ressources humaines d’Immocrédit inc. recueille sur les employés les catégories de Renseignements personnels suivants :

  • renseignements d’identification : prénom et nom, date de naissance, informations sur le véhicule (pour l’accès automatisé au stationnement et les urgences), photo, pièce d’identité (notamment pour fins d’indentification initiale d’un employé et en cas d’accident/arrêt de travail), NAS;
  • renseignements de contact : adresse postale, numéro de téléphone, courriel, numéro de téléphone d’un contact d’urgence
  • renseignements médicaux : informations sur la vaccination liées à la COVID, renseignements liés aux accidents de travail et maladies professionnelles survenus dans le cadre de la relation d’emploi avec Immocrédit inc.;
  • renseignements sur l’historique d’emploi : informations généralement fournies dans un curriculum vitae telles que les emplois occupés durant la carrière et l’ancienneté ainsi que les salaires et les noms et numéros de téléphone de références (lors de l’embauche);
  • renseignements financiers : spécimen de chèque (pour la paie);

Ces Renseignements personnels peuvent être recueillis via des plateformes technologiques dédiées à la gestion des ressources humaines et à la gestion de la paie ou via des firmes de recrutement externe pour les renseignements généralement fournis dans un curriculum vitae.

Concernant les candidats à l’emploi, nous recueillons les Renseignements personnels généralement fournis dans un curriculum vitae tels que la liste des emplois occupés durant la carrière ainsi que des renseignements d’identification et de contact tels que les noms et prénoms, numéros de téléphone et adresse courriel. Par la suite, les autres Renseignements personnels listés ci-haut sont recueillis au fur et à mesure qu’ils deviennent nécessaires à l’avancement du processus d’embauche.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, ceux-ci sont uniquement utilisés aux fins décrites dans le présent énoncé de confidentialité. Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins, à moins que vous n’y ayez consenti, ou que la loi ou des normes professionnelles ne l’exigent ou ne nous y autorisent par ailleurs.

1.2 Nos motifs d’ordre juridique d’utiliser vos renseignements personnels

En règle générale, Immocrédit inc.  recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires pour les fins des enquêtes de crédit. Si nous avons besoin de renseignements additionnels et facultatifs, nous vous en aviserons au moment de la collecte des données.

La loi nous autorise à utiliser vos renseignements personnels, pourvu que nous ayons des motifs valables de le faire. Nous sommes aussi tenus de vous faire connaître ces motifs. Ainsi, lorsque nous traitons vos renseignements personnels, nous le faisons sous les motifs suivants :

  • Exécution d’un contrat : si le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire pour répondre à nos obligations en vertu d’un contrat.
  • Obligation légale : si le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale (tenue de documents aux fins d’impôts, transfert de renseignements à un organisme public ou à un organisme d’application de la loi, OACIQ).
  • Intérêt légitime : nous traiterons les renseignements qui vous concernent, selon les limites permises par la loi, aux fins d’activités commerciales, dans la mesure où nos intérêts ne prennent pas le dessus sur les vôtres.
  • Consentement : dans certains cas, nous vous demanderons une autorisation spéciale pour traiter certains de vos renseignements personnels, et nous le ferons uniquement de la façon décrite et autorisée. Vous pouvez, à tout moment, révoquer votre consentement en communiquant avec nous.

Aussi, un « intérêt légitime » pourrait être invoqué pour :

  • offrir de l’information ou des services, ou des renseignements sur des possibilités d’emploi, aux personnes qui visitent notre site web;
  • prévenir la fraude ou l’activité criminelle et préserver nos systèmes de technologie de l’information;
  • personnaliser l’expérience utilisateur en ligne et améliorer la performance, la convivialité et l’efficacité de la présence d’Immocrédit inc. sur Internet;
  • mener à bien et analyser nos activités de marketing;
  • répondre à nos obligations et responsabilités sociales d’entreprise;

Il se peut que les données personnelles recueillies fassent partie de catégories particulières. En effet, nous pourrions recueillir des données sur la santé ou sur des infractions criminelles alléguées ou prouvées, et ce, dans tous les cas où la loi le permet.

1.3 La collecte automatique des renseignements personnels

Dans certains cas, Immocrédit inc.  et ses fournisseurs de services ont recours à des témoins (cookies), à des pixels invisibles et à d’autres technologies pour recueillir automatiquement certains types de renseignements, par exemple lors de vos visites sur nos plateformes en ligne ou de vos échanges de courriels avec nous. Cette collecte de renseignements nous aide à personnaliser votre expérience utilisateur en ligne, à améliorer la performance, la convivialité et l’efficacité de la présence de Immocrédit inc.  sur Internet et à mesurer l’efficacité de nos activités de marketing.

1.3.1 Adresse IP

Une adresse IP est un numéro attribué à votre ordinateur chaque fois que vous accédez à Internet. Elle permet aux ordinateurs et aux serveurs de se reconnaître et de communiquer entre eux. Les adresses IP d’où semblent provenir les visiteurs peuvent être enregistrées pour les besoins de sécurité des TI et de diagnostic des systèmes. Ces renseignements peuvent également être groupés pour effectuer une analyse des tendances et de la performance des sites web.

1.3.2 Témoins

Lorsque vous naviguez sur nos sites, des témoins (cookies) peuvent être placés sur votre ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet. Ces témoins permettent au site de reconnaître votre appareil, ce qui peut servir à plusieurs fins.

Sur notre sites web, un bandeau de notification s’affiche pour vous demander si vous consentez à la collecte de témoins. Voici un résumé des catégories de témoins utilisés par nos sites web et de l’incidence de votre consentement sur votre expérience de certaines fonctionnalités de ces sites web :

  • Témoins strictement nécessaires : Les témoins strictement nécessaires sont essentiels à la navigation de l’utilisateur sur le site web et à son utilisation des différentes fonctionnalités, comme l’accès à une zone sécurisée du site. Ces témoins doivent être activés, sans quoi le site ne fonctionnera pas. Ils ne peuvent pas être bloqués.
  • Témoins de performance : Les témoins de performance sont utilisés pour recueillir des données en vue d’améliorer la performance d’un site web.
    Vous pouvez accepter ou refuser les témoins de performance à partir du bandeau de notification ou en modifiant vos paramètres de navigation (généralement sous le menu Outils ou Préférences de votre navigateur).
  • Témoins de fonctionnalité: Les témoins de fonctionnalité sont utilisés pour mémoriser les sélections d’un client susceptibles de modifier l’apparence ou le comportement du site. Vous pouvez refuser ces témoins, mais cela aura un effet sur votre expérience dans le site web et vous pourriez devoir répéter vos sélections à chaque visite.
    Vous pouvez accepter ou refuser les témoins de fonctionnalité à partir du bandeau de notification ou en modifiant vos paramètres de navigation (généralement sous le menu Outils ou Préférences de votre navigateur).
  • Témoins de ciblage: Les témoins de ciblage sont utilisés pour vous présenter du contenu correspondant à vos intérêts. Ils sont aussi utilisés pour limiter le nombre de fois que vous voyez certains éléments de marketing, ainsi que pour mesurer l’efficacité de ces éléments de marketing. Si vous refusez les témoins de ciblage, votre ordinateur ou autre appareil doté d’une connexion Internet ne sera pas suivi aux fins d’activités de marketing.
    Vous pouvez accepter ou refuser les témoins de ciblage à partir du bandeau de notification ou en modifiant vos paramètres de navigation (généralement sous le menu Outils ou Préférences de votre navigateur).

Bien que la plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, vous pouvez les accepter ou les refuser à partir du bandeau de notification ou en modifiant vos paramètres de navigation (généralement sous le menu Outils ou Préférences de votre navigateur). Pour annuler votre sélection, vous pouvez supprimer les témoins de votre navigateur ou modifier vos préférences à partir du bandeau de notification.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur la gestion des témoins dans le fichier d’aide de votre navigateur ou sur des sites comme www.allaboutcookies.org/fr.

D’autres outils et widgets pourraient être utilisés sur nos pages web en vue de fournir des fonctionnalités additionnelles. L’utilisation de ces outils ou widgets pourrait nécessiter l’insertion de témoins sur votre appareil dans le but de faciliter votre utilisation et de s’assurer que vos requêtes s’affichent correctement sur nos pages web.

À eux seuls, les témoins ne nous permettent pas de connaître ni votre adresse électronique ni votre identité. Dans nos rapports d’analyse de données, nous pourrions obtenir d’autres éléments d’identification, dont l’adresse IP, mais cela ne servirait qu’à connaître le nombre de visiteurs uniques et à mettre en évidence une tendance quant à leur région géographique; ces éléments ne permettraient pas de connaître l’identité des utilisateurs.

1.3.3 Pixels invisibles

Un pixel invisible est une petite image insérée dans une page web pouvant servir à recueillir certains renseignements à partir de votre ordinateur, comme l’adresse IP, le moment où le contenu a été visualisé, le type de navigateur et la présence de témoins que le même serveur a installés auparavant. Immocrédit inc.  a recours à des pixels invisibles uniquement en conformité avec les lois applicables.

Immocrédit inc.  ou ses fournisseurs de services peuvent utiliser des pixels invisibles pour juger de l’efficacité des sites web de tiers qui nous offrent des services de recrutement ou de marketing, ou pour compiler des statistiques globales sur les visiteurs et gérer les témoins.

Vous avez la possibilité de désactiver certains pixels invisibles en refusant les témoins qui leur sont associés. Toutefois, le pixel invisible pourrait toujours enregistrer une visite anonyme provenant de votre adresse IP, mais l’information sur les témoins ne serait pas consignée.

Certains bulletins et autres communications nous permettent de connaître certaines actions effectuées par le destinataire, dont le taux d’ouverture, au moyen de liens intégrés aux messages. Nous recueillons ces renseignements dans le but de mesurer l’intérêt des utilisateurs et d’améliorer leurs futures visites.

1.3.4 Outils de géolocalisation

Immocrédit inc. est susceptible de recueillir les données permettant de connaître l’emplacement géographique de votre ordinateur ou appareil mobile. Ces données nous permettent à la fois de vous fournir de l’information quant aux services d’intérêt offerts dans votre région et d’améliorer nos produits et services dans les différents marchés.

1.4 Les widgets et applications dans les réseaux sociaux

Le site web de Immocrédit inc. peut présenter des fonctionnalités de partage de contenu dans les réseaux sociaux, dont le bouton « J’aime » de Facebook et celui de Twitter. Ces applications de réseaux sociaux pourraient recueillir et utiliser l’information relative à votre utilisation du site (voir la section « Partage dans les réseaux sociaux »). Tout renseignement personnel fourni par vous par l’entremise de telles applications peut être recueilli et utilisé par d’autres utilisateurs de ces applications; de telles interactions sont soumises aux politiques de protection des renseignements personnels des fournisseurs de ces applications. Nous n’avons pas de contrôle sur ceux-ci ou sur l’utilisation qui est faite de vos données et ne pouvons en être tenus responsables.

 

2. Partage et transfert des renseignements personnels

2.1 Transfert aux employés à l’interne

Nous transmettons vos renseignements à l’interne uniquement aux employés travaillant sur votre dossier.

2.2 Transfert à des tiers

Nous ne communiquerons vos renseignements personnels qu’à la firme s’occupant de nos enquêtes de crédit.

Nous faisons affaires avec des firmes professionnelles et reconnues, qui agissent selon les règles de prudence et de confidentialités.

 

3. Choix

Vous n’êtes généralement pas tenu de soumettre des renseignements personnels lorsque vous visitez notre sites web. Cependant, si vous avez besoin de renseignements additionnels concernant nos services et des événements, Immocrédit inc. pourrait vous demander de lui fournir de telles informations.

Comme nous l’avons déjà mentionné à la section « Témoins », si vous voulez éviter que des témoins suivent vos déplacements sur nos sites, vous pouvez configurer votre navigateur de manière que tous les témoins soient refusés ou que vous soyez informé chaque fois qu’un témoin est envoyé. Sachez toutefois que le fonctionnement de certaines parties de nos sites pourrait ne pas être optimal si vous choisissez de refuser les témoins.

 

4. Droits

Lorsque Immocrédit inc. traite des renseignements personnels qui vous concernent, vous disposez des droits suivants :

  • Demande d’accès et de correction : Vous avez le droit d’accéder à vos données. C’est ce qu’on appelle une « demande d’accès aux renseignements personnels ». Si nous sommes effectivement dans l’obligation de vous fournir les données à caractère personnel qui vous concernent, nous vous les fournirons sans frais. Avant de procéder, nous pourrions vous demander de nous fournir une preuve d’identité, ainsi que suffisamment d’informations au sujet de vos communications avec nous afin de retracer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si ces données sont incorrectes ou inexactes, vous êtes en droit de nous demander de les corriger.
  • Droit d’opposition au traitement des données : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si nous ne sommes plus habilités à le faire.
  • Autres droits : Vous pourriez aussi être en droit de nous demander d’effacer les renseignements personnels vous concernant lorsque nous les conservons plus longtemps que nécessaire, ou de limiter leur traitement dans certaines circonstances; vous pourriez aussi nous demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet par voie électronique.

Vous pouvez soumettre une demande ou faire valoir vos droits en vous adressant à administration@immocredit.ca et nous prendrons toutes les mesures raisonnables et utiles pour donner suite à votre demande, pour autant qu’elle soit conforme aux lois applicables et aux normes professionnelles.

 

5. Sécurité et intégrité des données

Immocrédit inc.  a adopté des politiques et des procédures de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre toute perte, utilisation malveillante, altération ou destruction non autorisée. En dépit de nos efforts, il est impossible de garantir absolument la sécurité des renseignements contre toutes les menaces. Nous faisons de notre mieux pour que l’accès aux renseignements personnels vous concernant soit limité à ceux qui ont besoin de les connaître. Les personnes qui ont accès aux données sont tenues d’en préserver la confidentialité.

Nous déployons également des efforts raisonnables pour conserver les renseignements personnels uniquement le temps qu’il faut pour i) répondre à la demande de la personne concernée; ii) se conformer aux politiques et aux exigences juridiques, réglementaires et commerciales; iii) ou jusqu’à ce que la personne concernée nous demande de les supprimer. La période durant laquelle les données sont conservées dépend de leur nature et des circonstances spécifiques dans lesquelles elles ont été recueillies; toutefois, et sous réserve des énoncés i) à iii) ci-dessus, les renseignements personnels ne seront pas conservés plus de deux ans.

 

6. Questions sur l’Énoncé de confidentialité et son application

Immocrédit inc.  s’engage à préserver la confidentialité des renseignements personnels recueillis en ligne. Si vous avez des questions ou des commentaires sur notre gestion de vos renseignements personnels, veuillez-nous les communiquer par courriel à administration@immocredit.ca. Vous pouvez aussi utiliser cette adresse pour nous faire part de toute inquiétude concernant la conformité à l’Énoncé de confidentialité.

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse que vous recevez, vous pouvez écrire au responsable de la Protection des renseignements personnels de Immocrédit inc. , soit M. Olivier Coulombe à ocoulombe@immocredit.ca. Nous accuserons réception de votre courriel dans les meilleurs délais et nous tenterons de répondre à vos préoccupations.

Dans tous les cas, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l’organisme de réglementation responsable de la protection des renseignements personnels.

Immocrédit inc. se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique en tout temps. Tout changement apporté figurera sur notre Site Web.

La présente Politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 20 septembre 2023